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法務部矯正署基隆監獄 : 回首頁

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標竿學習-宜蘭地方法院檢察署檔案管理觀摩之旅

  • 發布日期:
  • 最後更新日期:108-7-29
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宜蘭地方法院檢察署檔案管理觀摩之旅照片1 宜蘭地方法院檢察署檔案管理觀摩之旅照片2
標竿學習-宜蘭地方法院檢察署檔案管理觀摩之旅
一、緣起:(102.2.25)

  宜蘭地方法院檢察署(以上簡稱宜蘭地檢)於101年度獲得第十屆金檔獎,並負責辦理102年度檔案管理業務研習。由於承辦人員因另有要事無法參加,本著學習觀摩及他山之石可以攻錯的心態,代表本監參與此次的研習,以供未來本監檔案室軟硬體改善的參考。


二、研習過程

  本次會議共分二天進行(2月25、26日),緣計畫由吳政務次長陳鐶主持,但因臨時要務改由秘書處長楊進合主持,活動地點的安排是在宜蘭縣議會進行,此地點因屬宜蘭縣新的行政區域,幾乎所有的行政機關皆已遷移至此處,因有整體的規畫設計,在此處參與研習,臨近地檢署,設備良好;於研習之餘,可與相關檔案人員,在交誼中心或戶外休閒區彼此討論交換心得,有助於改善機關檔案的軟硬體。


  會議早上,一開習始先由光復國小絲竹樂團進行音樂演奏,為整個活動揭開序曲,在悠揚的樂聲中,讓大家有耳目一新的感受,接下來由宜蘭地檢署檢察長呂文忠親自報告獲得金檔獎的心得,由檢察長的分享中,可以了解除了要由良好的硬體設備外,機關同仁上下一心全力配合方是成功的主要關鍵;中場休息時間則由宜蘭監獄受刑人帶來的沙畫表演;午餐過後,則是由最高法院檢察署及雲林二監的經驗分享;此二機關共同的特點是由機關首長對檔案的重視,訂定計畫;甚而最高檢察長主動要求報名;並發揮創意,脫而出。之後則是參觀宜蘭地檢的檔案室,該署的檔案室位於四樓,不禁令人聯想承載重重量的問題。承辦人答覆是當初在新建地檢署時,即將檔案室硬體的相關規範交由建築師規畫設計。其它老舊機關比較起來,幾乎都有承載的問題,難覓適當地點,宜蘭地檢便佔有著優勢。不僅於此,除了硬體設施之外,尚有許多值得我們學習之處(本部份將於下段中陳述)。

 

  翌日,主辦單位邀請檔案管理局的二位專門委員講授:「檔案入庫保管與設施建置」、「檔案應用推廣與線上檢索」,課堂上老師除了講解一些有關法令規範外,另分享其他機關成功與失敗的案例,兩相比較之下優劣立判,藉此以突顯檔案管理的重要性,藉此可引以為戒,期待各機關在歸檔時能不要再犯相同的錯誤。最後一堂則為評鑑機闗抽簽。除了二年內已評鑑的機關,不須接受考評外,各單位莫不期待能不被長官所抽中,由於已計畫今年將搬遷檔案室,若被抽中勢必屆時一團混亂,所幸並未雀屏中選,可將今年的重點放在硬體設備的改善,逐一改善現有的軟硬體設施,屆時無論中選與否,皆能好整以暇,不必再擔心是否受檢。

三、學習心得與借鏡之處

  學習後成長的喜悅,總是令人對未來檔案工作有所進步,看着其他機關能得金檔獎,雖新建築物有著硬體上的優勢,若有心本監亦可創造出小而美的特色,以下數點是經由本次的標竿學習,本監可供學習改善之處。

 

(一)設置常設展場
宜蘭地檢署於一樓中庭的一角設置有常設展場,內容為自光復至今該檢察署的發展歷史、重要歷史檔案、歷年檢察長及各式歷史文物,可說是將該署的署史館,直接陳設在民眾容易接近之處,本監空間有限,現今二樓為藝文走廊,一樓可利用展出所蒐集到本監珍貴資料,加以加框表褙(如右圖所示為宜蘭地檢的第一份公文)陳列;如此未來若有外賓來訪,對本機關可多一份的認識與了解,同時同仁亦可知本監發展的沿革與發展。

 

(二)檔案應用區的陳設
因本監空間有限,不如新機關,可以有較大的辦公空間可以應用,本次宜蘭地檢檔案應用區,為於民眾洽公處,可使民眾方便接近,且空間寛敞舒適。但本監在有限的辦公空間中要勻出一應用區實屬不易,因此要在有限空間中讓前來洽公的民眾有麻雀雖小五臟俱全。圖中授課老師所示的陳列方式可參照。

 

(三)貼心的小設計,大功效
由於台灣地處地震帶,常有地震,若強度較大時,檔案架上的公文紛紛掉落,雖在嚴格的規範上要求公文架需設置防震連桿,防止地震時,檔案櫃倒塌。但簡易的措施,只需購買彈性扣環掛在檔案櫃上,即可防止公文掉落,此法便宜且立即可行,值得仿效。

 

(四)檔案夾的設計
以往傳統的觀念,公文夾的設計固定為三公分、六公分,但常會有未滿三公分或逾六公分者,造成空間浪費或不合用等情形,本次至宜蘭地檢檔案室參觀時,發現檔案夾依需求,而有不同的設計,因此未來本監在採購檔案夾時,可參考宜蘭地檢的做法,如此美觀,又可善用空間。


四、結語
本次的觀摩活動除了學習到各單位的優點之外,讓承辦人員交換心得,彼此鼓勵打氣,又再度對檔案工作充滿期待,在默默打拼之餘能有些成績呈現。

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